Jak zorganizować konferencję i kiedy rozpocząć jej planowanie? Profesjonalna organizacja konferencji wymaga zadbania o wiele elementów – niezależnie od jej charakteru. Specjalnie wyznaczona przestrzeń, spójny program, obecność prelegentów i uczestników to tylko kilka tych podstawowych. Przeczytaj poniższy artykuł i przejdź się po najważniejszych punktach przygotowań konferencji – dokładnie, krok po kroku.
Organizacja konferencji krok po kroku
Na dobrze zorganizowaną konferencję warto patrzeć perspektywicznie. Jej sprawny przebieg może wpłynąć na prestiż i sukces marki, która przygotowuje wydarzenie. Organizację trzeba więc rozpocząć przynajmniej pół roku wcześniej. Co musimy uwzględnić? Najważniejsze działania to:
- określenie celu i tematyki konferencji,
- zaplanowanie programu spotkania,
- przygotowanie budżetu,
- wybór miejsca, w którym odbędzie się konferencja,
- wybór cateringu.
Cel, temat i charakter konferencji
Organizacja każdej konferencji powinna rozpocząć się od przemyślenia koncepcji. Pomocne są pytania takie jak: Co? Dla kogo? W jakim celu? Kiedy i gdzie? Odpowiadając na wymienione kwestie, uzyskuje się już zarys wydarzenia – określa się zarówno grupę potencjalnych gości, jak i uczestników. To ważne nie tylko ze względu na rozbudzenie zainteresowania i dopasowanie wystąpień, ale też dalsze przygotowanie imprezy firmowej pod względem ilości osób.
Budżet – przygotowania
Kolejną kwestią jest określenie budżetu – od jego wysokości zależy wybór miejsca i różne szczegóły, które determinują dalej odbiór całości. Są to między innymi decyzje o menu czy jakości gadżetów i dodatkowych materiałach dla uczestników. Ograniczony budżet wymaga wybrania priorytetów i skupienia się na tym, co najważniejsze.
Lokalizacja – gdzie zorganizować konferencję?
Niezależnie od tego czy konferencja jest naukowa czy biznesowa, przestrzeń zawsze odgrywa kluczową rolę. Warto wybierać miejsca atrakcyjne, z dostępem do światła dziennego i możliwością całkowitego wygaszenia sali. Od tego jak uczestnicy czują się w danym miejscu, zależy to jak je zapamiętają. Konferencje możesz zorganizować też w naszej restauracji Tawerna Czarny Bocian – oferujemy dwie sale odpowiednio z 70 i 40 miejscami siedzącymi. W okresie wiosenno-letnim istnieje też możliwość połączenia sali z przestrzenią zewnętrzną – przygotowaliśmy tam 30 miejsc.
Catering
Atutem skorzystania z oferty restauracji Tawerna Czarny Bocian jest też możliwość wybrania cateringu na miejscu – regionalnych dań obiadowych, deserów, przekąsek czy sałatek. Nie wymusza to dodatkowych kosztów dowozu i usprawnia proces organizacji całego wydarzenia – zarówno sprawę przestrzeni, jak i posiłków można skonsultować w jednym miejscu.
Prosta organizacja konferencji
Zorganizowanie konferencji może być przyjemnością, jeśli tylko rozpocznie się je odpowiednio wcześniej. Im bardziej szczegółowo planujemy wydarzenie, tym większa szansa na jego spokojny i owocny przebieg. W restauracji Tawerna Czarny Bocian nad Wartą z powodzeniem udostępniamy sale na konferencje dla różnych firm. Zapraszamy do kontaktu!